기업의 근무 환경이 유연해지면서 '누가 어디에서 어떤 비품을 사용하는지'를 실시간으로 파악하는 것이 총무 업무의 핵심 과제로 떠오르고 있다.
기존에는 좌석배치도와 자산 목록, 조직도가 각각 별개의 문서나 시스템으로 관리되어 인사이동이나 조직 개편 시마다 데이터를 일일이 대조하고 수정해야 하는 번거로움이 컸다. 이 과정에서 발생하는 정보 불일치는 자산 분실이나 관리 누락의 주요 원인이 되어 왔다.
이러한 고질적 비효율을 해결하기 위해 통합 경영지원 총무 플랫폼 ''그레이트비(GREATBEE)''는 좌석배치도와 자산관리, 조직도를 유기적으로 결합한 차세대 일반총무 시스템을 선보였다. 단순히 자리를 배치하는 수준을 넘어, 좌석 정보와 그 자리에 할당된 자산(PC, 모니터, 비품 등), 그리고 해당 좌석을 이용하는 구성원의 인사 정보를 하나의 데이터 흐름으로 연결한 것이 핵심이다.
그레이트비(GREATBEE)의 시스템을 활용하면 관리자는 디지털 좌석배치도를 통해 부서별 인원 현황과 자산 점유 상태를 실시간으로 확인할 수 있다. 인사이동이나 신규 입사 발생 시 조직도를 업데이트하면 해당 인원에게 할당된 좌석과 자산 정보가 즉시 연동되어, 별도의 수기 작업 없이도 완벽한 관리 정합성을 유지할 수 있다.
특히 대기업, 금융권 등에서 경영지원 총무 실무를 총괄했던 조직장급 전문가들이 설계에 참여해 현장의 페인 포인트(Pain Point)를 정확히 해결했다. 별도의 시스템 구축 비용 없이 SaaS(서비스형 소프트웨어) 형태로 즉시 도입이 가능해, 스마트 오피스 전환을 추진하는 중소·중견기업과 스타트업으로부터 큰 호응을 얻고 있다.
그레이트비(GREATBEE) 관계자는 "총무 업무의 본질은 기업의 자원과 사람이 가장 효율적으로 연결되도록 돕는 것"이라며, "좌석과 자산, 조직도를 하나로 묶는 통합 연동 체계가 진정한 스마트워크 시대의 기업 운영 표준이 될 것"이라고 밝혔다.
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